Het huren van een photobooth voor je bruiloft, feest of bedrijfs evenement lijkt vaak een betaalbare en leuke toevoeging. De geadverteerde prijzen starten soms al bij €300, maar pas op voor verborgen kosten die de totaalprijs voor het huren van een photobooth snel kunnen laten oplopen of zelfs verdubbelen. Veel mensen vallen voor een ‘goedkope’ deal, zonder te beseffen dat (verplichte) extra’s zoals reiskosten, BTW of extra uren de rekening flink kunnen opdrijven. In dit artikel zetten we de 5 meest voorkomende verborgen kosten voor het huren van een fhotobooth op een rij, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Sinds 2016 opereren wij – Mark en Irene – deze vergelijkingssite voor photobooth verhuur. We hebben in de afgelopen 10 jaar geleerd welke trucjes worden gebruikt om de prijs voordeliger te tonen dan deze daadwerkelijk is. Juist omdat onze missie is om de prijzen zo transparent mogelijk en vergelijkbaar als mogelijk te maken. Dankzij de filters kan je daardoor de prijzen voor een photobooth vergelijken en met onderstaande tips voorkom je dat je photobooth fun buitensporig in de papieren loopt!
1. Kilometervergoeding en reiskosten: de grootste valkuil
Een van de grootste verborgen kosten bij het huren van een photobooth is de kilometervergoeding. Veel verhuurders bieden de eerste 20 tot 50 kilometer gratis aan, maar daarna rekenen ze €0,20 tot €0,50 per kilometer. Belangrijk: dit geldt vaak het heen en terug rijden, én voor zowel de bezorging als het ophalen. Dat betekent dat de afstand vier keer wordt berekend!
Voorbeeld: Stel dat je feestlocatie 60 kilometer van het magazijn van de verhuurder ligt. Stel dat de eerste 30 km gratis is. De extra kilometers (60 km – 30 km = 30 km) zijn 30 km x 4 = 120 km. Bij €0,40 per km kom je dan al snel op €48 extra. In de praktijk zien we dat dit bij feestlocaties en trouwlocaties die iets verder buiten de grotere steden gelegen liggen (waar de verhuurders hun magazijn hebben), dit al snel €50 tot €100 extra kosten kan opleveren. Tip: Vraag daarom altijd naar de exacte reiskosten en kies indien mogelijk een lokale verhuurder om deze verborgen kosten te minimaliseren. Met ons filter ’thuisbasis’
2. BTW: soms niet inbegrepen in de prijs
Bij het vergelijken van prijzen gebruiken sommige websites bedragen ‘exclusief BTW’. De melding dat de prijs ex BTW is, wordt dan pas later in het boekingsproces duidelijk, als je eigenlijk al gekozen had, of wordt heel klein onderaan de website vermeld, zodat veel mensen er over heen lezen. Een photobooth van €399 exclusief BTW wordt dan ineens €483 inclusief BTW. Dit is een klassieke verborgen kostenpost waar veel mensen overheen lezen. Tip: Vraag dus bij twijfel altijd: “Is de prijs inclusief of exclusief BTW?” Zo voorkom je een nare verrassing op de factuur of na afloop van je feest.
Omdat de meeste photobooths worden gehuurd door particulieren en die de BTW gewoon moeten betalen (in tegenstelling tot bedrijven, die de BTW als kostenpost van de BTW die ze over hun omzet betalen kunnen aftrekken) hebben we er Photobooths-huren.be expliciet voor gekozen om alle prijzen inclusief BNTW te tonen, zodat je niet in de maling wordt genomen met een prijs die stiekem 21% hoger ligt.
3. Toeslagen voor moeilijke locaties of tijden
Is je zaal op de eerste verdieping zonder lift? Bijvoorbeeld omdat je trouwfeest in een monumentaal pans is of zelfs een heus kasteel? Is er geen parkeerplek dichtbij, bijvoorbeeld omdat je feest in een park, strandtent of beachclub plaatsvind? Of wil je de photobooth ’s ochtends vroeg al laten opzetten of juist laat in de nacht ophalen? Soms wordt de leverancier verplicht om de photobooth dezelfde avond of nacht op te halen en is het niet toegestaan de photobooth de volgende ochtend pas weer op te halen. In die gevallen komt er vaak een toeslag bij, waarbij je niet moet schrikken van een extra €50. Buiten reguliere uren (bijv. na 22:00 uur of in het weekend vroeg) kunnen er ook weekend- of nachttoeslagen gelden. Ten slotte kan je op feestdagen.
Zo is het extra duur voor een photobooth verhuurder met een bestelbus op diesel om de binnenstad van Antwerpen en Brussel in te komen, omdat het tot LEZ (Lage Emmissiezone) bestempeld is, waardoor het al snel €20 – €30 extra kan kosten om de fotobooth te bezorgen.
Dit zijn typische verborgen kosten photobooth die pas aan het licht komen als je de kleine lettertjes leest. Tip 1: vertel je photobooth verhuurder zo snel mogelijke de precieze locatie en ophaal/afhaal voorwaarden en vraag hem deze mee te nemen in de offerte. Tip 2: vraag de locatiehouder van je feestzaal onder welke voorwaarden de fotobox verhuurder zijn fotobooth kan bezorgen en ophalen.
4. Waarborgsom en verzekering
Photobooths zijn zeker niet duur om aan te schaffen. Een eenvoudige photobooth is al snel meer dan €5000 en een fotospiegel of kwaliteits photobooth kan al snel meer dan €10,000 kosten in aanschaf. Sommige fotoboothverhuurders vragen daarom een borg. Een waarborgsom van €100 tot €500 is dan geen uitzondering. Dit zijn ion feite geen verborgen kosten, want dit bedrag krijg je terug als alles heel blijft. Het blokkeert natuurlijk wel tijdelijk geld op je rekening. En je moet er gerust op zijn dat je gasten of bezoekers de photobooth inderdaad niet beschadigen. Soms kan je een aparte verzekering afsluiten in plaats van een borg betalen en soms is een verzekering zelfs verplicht. Je verzekeren tegen schade aan de photobooth kost meestal rond de €25 tot €50 en dit zijn in tegenstelling tot de borg wel echte (verborgen) kosten. Tip: Vraag direct of een borg of een verplichte verzekering onderdeel uit maakt van de offerte.
5. Extra opties: props, achtergronden, extra uren of prints, foto’s digitaal
Ook extra opties kunnen apart worden berekend. Bij veel pakketten zijn deze inbegrepen, maar als dat niet het geval is, kan het snel 10% – 20% aan extra kosten opleveren. De meest voorkomende zijn:
- Extra tijd
- Extra prints
- Een achtergrond
- Premium props
- Video, GIF of greenscreen
- Direct online sharing via SMS, email, AirDrop of QR code
- Na afloop alle foto’s digitaal ontvangen
Sommige photobooths huur je voor de hele duur van het feest of evenement, maar sommige verhuurders bieden pakketten aan van 4, 6, 8 of zelfs 10 of 12 uur aan. Als je dan een bepaald pakket afneemt en je wenst op de dag van het feest toch langer gebruik te maken van de photobooth, dan worden hier extra kosten voor in rekening gebracht, omdat er ook meer wordt geprint. Meestal rond de €30 tot €50 per extra uur.
Sommige photobooth pakketten zijn inclusief ‘onbeperkt’ printen. Je hoeft je dan geen zorgen te maken dat de rol papier op geraakt of je krijgt zelfs een tweede rol papier mee, mochten je gasten heel enthousiast zijn. Bij andere fotobooths blijven de prijzen laag doordat maar 100 tot 300 prints inbegrepen zijn. Het goede nieuws is dit: 100 is meer dan genoeg voor een verjaardag met 30 gasten en 300 is genoeg voor een trouwfeest met 100 gasten. Dus maak je niet direct zorgen over het aantal prints. Vooral niet omdat het bijboeken van extra prints – bijvoorbeeld een upgrade van 300 prints naar onbeperkt printen – je al snel €100 – €160 extra kost, teriowjl de kans dat je (ver) boven de 300 prints uit gaat komen op je feest behoorlijk klein is. Dit is dan ook de optie waarvan de ‘value for money’ wat mij betreft het kleinst is.
In een pakket zit vaak niet een achtergrond inbegrepen, maar deze kunnen wel helpen om de foto mooier te maken, zeker een zogenaamde ‘shimmerwall achtergrond’. Reken er op dat deze meestal €50 tot €100 extra kosten.
Hoewel basisprops vaak inbegrepen zijn, worden premium sets of een bepaald thema (denk aan een gala of themafeest met als thema Great Gatsby casino, James Bond, Hawaii / Beach, Winter / Kerst of valentijn of bruiloft / trouw vaak als extra optie aangeboden voor een meerprijs.
Wil je naast foto’s printen ook GIF-jes kunnen maken, video’s opnemen of een bijzondere achtergrond door middel van een greenscreen achtergrond opstelling? Ook hier zullen extra kosten voor worden berekend. Voor greenscreen zijn de kosten meestal minimaal €100, afhankelijk of er begeleiding bij vereist is of niet.
Wil je de foto’s niet alleen geprint zijn en direct aan je gasten meegeven? Dan heb je naast werkend WiFi ook een ‘social sharing’ optie nodig. Dit is vaak een extra optie en kost meestal rond de €50.
Wil je de foto’s niet alleen printen, maar ook na afloop allemaal digitaal ontvangen? In 95% van de gevallen is dit inbegrepen, maar heel soms worden hier – heel flauw – extra kosten voor in rekening gebracht. Reken op €30.
‘Vroeger’ werd er soms ook geld in rekening gebracht als de photobooth niet in gebruik was en je de huurperiode van bijvoorbeeld 5 uur in 2 delen wilde splitsen. Bijvoorbeeld als je de photobooth 2 uur wil inzetten tijdens de receptie, niet wilt gebruiken tijdens het diner, maar wel weer 3 uur tijdens de feestavond. Dit was vooral het geval als je een photobooth inclusief begeleiding boekte, want het personeel moet natuurlijk wel doorbetaald worden. Tegenwoordig huur je vrijwel alle photobooths zonder begeleiding (in verband met de hoge personeelskosten en de simpele bediening is het ook niet meer nodig) en komt deze verborgen kostenpost dus bijna niet meer voor.
Tip: vraag expliciet na welke opties inbegrepen zijn en hoeveel geld de extra opties kosten.
Hoe voorkom je verborgen kosten bij een photobooth?
De beste tip: vraag altijd om een totaalofferte inclusief alle kosten voor jouw specifieke datum, locatie en wensen. Laat ze expliciet bevestigen dat er geen extra’s bijkomen. Kies bij voorkeur voor verhuurders die adverteren met ‘all-in’ prijzen of ‘geen verborgen kosten’. Vergelijk meerdere offertes en lees recensies, daar komen verborgen kosten vaak aan het licht. De prijzen die je op onze site ziet zijn altijd inclusief BTW en we schrijven duidelijk op wat extra opties kosten en wat er inbegrepen is in het ‘standaard’ pakket. Toch nog onduidelijkheid? Vraag het ons of de verhuurder door middel van het ‘opmerkingen’ veld in het contactformulier. Zo heb je zekerheid voordat je de knoop doorhakt!
Door alert te zijn op deze verborgen kosten photobooth, houd je je budget onder controle en geniet je zorgeloos van een fantastische photobooth op je evenement. Een goede photobooth is het geld meer dan waard, maar alleen als je weet waar je aan toe bent!
Snel enkele photobooth offertes ontvangen
Wij weten precies welke photobooths waar in Vlaanderen beschikbaar zijn en wat ze kosten. Of je nu op zoek bent naar een goedkope photobooth voor je trouw, verjaardag, communie of lentefeest, een 360º videobooth voor een spectaculair bedrijfsfeest, of een greenscreen fotostudio of caravan photobooth voor je marketing activiteit zoals merkactivatie, winkelopening, productlancering of een diploma uitreiking. We’ve got your back!
Vertel ons hieronder wat je zoekt en wij gaan voor je aan de slag! Wij zorgen er voor dat een aantal geschikte verhuurders binnen no time contact met je opnemen met een op maat gemaakte offerte!
Je kan binnen een werkdag 1 of meerdere offertes van photobooths van beschikbare verhuurders uit jouw regio verwachten op basis van jouw voorkeuren. De offertes zijn volledig vrijblijvend, dus je zit nog nergens aan vast!